Покрокова інструкція

Прийом громадян за допомогою відеозв'язку

Щоб отримати послугу, виконайте наступні операції:

Про послугу

Скориставшись послугою, ви зможете потрапити на прийом до керівників державних установ України. Прийом відбуватиметься дистанційно за допомогою системи відеоконференц-зв’язку (ВКЗ).

Перебуваючи на великій відстані від установи, ви зможете вільно спілкуватися з посадовою особою, бачити і чути один одного, обмінюватися документами та будь-якою іншою інформацією у цифровому форматі.

Особливо корисним ВКЗ буде для тих громадян, які з різних причин не можуть особисто відвідати державну установу.

Щоб потрапити на прийом, необхідно:

1. Залишити заявку на проведення відеоконференції.
2. Отримати лист-повідомлення про прийняття заявки до розгляду.
3. Отримати підтвердження дати та часу проведення зустрічі.

Після підтвердження часу зустрічі, вам необхідно буде завантажити та встановити на свій комп’ютер спеціальну програму, за допомогою якої буде відбуватися спілкування. В призначений час бути доступним для зустрічі з посадовою особою та мати мінімальний набір обладнання: веб-камера, навушники або динаміки, мікрофон та доступ до Інтернету.

Реєстрація та авторизація

Замовити відеоконференцію можуть зареєстровані користувачі Кабінету електронних сервісів.

Якщо ви вже зареєстровані у Кабінеті, будь ласка, авторизуйтесь.

Реєстрація

1. Натисніть посилання «Вхід» (у заголовку сторінки). Або оберіть розділ Прийом громадян за допомогою відеозв’язку та натисніть кнопку «Записатися на прийом».
2. На сторінці авторизації натисніть посилання «зареєструватися».
3. Відкриється сторінка «Реєстрація нового користувача».
4. Встановіть позначку, що підтверджує вашу згоду з правилами використання системи. Натисніть кнопку, що відповідає типу користувача, та заповніть поля форми реєстрації.

При реєстрації у Кабінеті для вас автоматично створюється електронна скринька на поштовому сервері mail.gov.ua. Саме на цю скриньку будуть надходити повідомлення від адміністратора відеоконференцій. Ім'я та пароль поштової скриньки – це логін та пароль вашого облікового запису у Кабінеті.

Авторизація

Якщо ви вже зареєстровані у Кабінеті, виконайте наступне:

1. Натисніть посилання «Вхід» (у заголовку сторінки) або посилання «Перейти до послуги» (розділ Прийом громадян за допомогою відеозв’язку). Відкриється сторінка авторизації.
2. Оберіть один з запропонованих способів авторизації.

Зверніть увагу, щоб мати можливість авторизуватись за допомогою електронного цифрового підпису, необхідно прив’язати ключ ЕЦП до облікового запису.

1. Запис на прийом

На головній сторінці Кабінету оберіть розділ Прийом громадян за допомогою відеозв’язку. Відкриється сторінка, що містить інформацію про послугу.

Встановіть позначку, що підтверджує вашу згоду з умовами використання послуги, та натисніть кнопку «Записатися на прийом». (Якщо ви не авторизовані у Кабінеті, вам буде запропоновано авторизуватися.)

Відкриється сторінка, на якій ви зможете обрати установу та посадову особу, переглянути графік прийому та обрати зручний для вас час.

Після того як ви оберете час відеоконференції, вам буде запропоновано вказати свій контактний телефон та описати мету зустрічі.

1.1. Резервування часу зустрічі

1. У полі «Відомство» оберіть назву установи із запропонованого списку.
Наразі для вибору доступні державні установи, що підключені до послуги. З розвитком послуги список установ буде доповнюватись.

2. У полі «Посадова особа» оберіть прізвище посадової особи, з якою ви бажаєте поспілкуватися. Список містить перелік департаментів та відділів обраної установи. Щоб обрати прізвище необхідної посадової особи, спочатку знайдіть у списку потрібний відділ.

3. Оберіть зручний для вас час відеоконференції. Для цього натисніть на на доступний час у розкладі.
Доступний час визначається робочим розкладом посадової особи. Остаточно час зустрічі буде визначено у повідомленні-підтверджені відеоконференції, яке ви отримаєте від адміністратора (модератора). Час зустрічі може бути змінено у зв’язку із зміною робочого графіку посадової особи.

Зверніть увагу Подати заявку на особистий прийом можливо не пізніше ніж за 3 (три) доби до дати прийому.

4. Натисніть кнопку «Резервувати час». Обраний час буде зарезервовано на 15 хвилин. Якщо заявка не буде відправлена протягом 15 хвилин, резервування часу скасовується.

1.2. Подання заявки

Зверніть увагу, якщо заявка не буде відправлена протягом 15 хвилин, обраний вами час може бути зарезервований іншим користувачем. Час, який залишився для заповнення заявки, відображений у верхній частині сторінки.

У верхній частині сторінки також наводиться інформація про установу, посадову особу та час проведення відеоконференції.

Вкажіть необхідну інформацію:

1. У полі «Короткий зміст питання» зазначте тему зустрічі, стисло опишіть питання, які ви бажаєте обговорити. Це дозволить посадовій особі підготуватися до зустрічі з вами та провести її більш змістовно.

2. У полі «Контактний телефон» введіть номер вашого телефону. Номер телефону необхідний для того, щоб адміністратор міг узгодити з вами термінові питання щодо проведення відеоконференції.

3. Якщо ви вже зустрічались з посадовою особою та бажаєте продовжити спілкування на ту ж саму тему, доцільно зазначити номер вашої попередньої заявки. Розгорніть блок «Додаткова інформація», натиснувши на його назві. У полі «Номер попередньої заявки» введіть потрібний номер. Якщо ваша заявка не пов'язана з попередніми зустрічами, залиште це поле пустим.

4. Якщо для вирішення вашого питання необхідно розглянути певні документи, додайте до заявки копії цих документів (скановані копії, фотографії тощо).
Розгорніть блок «Додаткова інформація». Натисніть кнопку «Вибрати» та оберіть необхідні файли. Також ви можете прикріпити файл до заявки, просто перетягнувши його у спеціальну область.
Можливо завантажити лише файли формату png, jpg та pdf. Ви можете додати до заявки до 10 файлів, кожен розміром не більше 5 МБ.

5. Підтвердіть, що замовлення виконує людина, а не комп'ютерний робот. Встановіть позначку «Я не робот» та виконайте запропоноване завдання.

6. Щоб відправити заявку на розгляд, натисніть кнопку «Подати заявку на прийом».

2. Отримання листа-повідомлення

Після того, як замовлення надійшло на розгляд до обраної установи, на вашу поштову скриньку mail.gov.ua відправляється лист-повідомлення.

Цей лист формується автоматично та містить подробиці вашого замовлення. Призначення листа – повідомити вас, що заявка на відеоконференцію отримана.

3. Підтвердження зустрічі

Після узгодження графіку проведення відеоконференцій на вашу поштову скриньку надійде повідомлення з підтвердженням дати та часу проведення зустрічі.

Зверніть увагу, дата та час, зазначені вами у заявці, можуть бути змінені!

У листі ви отримаєте інструкції, як завантажити та встановити програмне забезпечення, необхідне для проведення відеоконференції.

У повідомленні буде зазначено логін та пароль для підключення до відеоконференції та наведено перелік необхідного обладнання.